Bringen Sie Ihr neues Tooling zum Erfolg - Ziele & Szenarien einer Softwareeinführung

Die Einführung einer neuen oder auch die Umstellung einer alten Software ist für viele Unternehmen und Organisationen eine Herausforderung. Von der Auswahl und Implementierung des richtigen Systems bis hin zum Anpassen und Optimieren bestehender Prozesse - viele Punkte müssen dabei berücksichtigt; Entscheidungen getroffen werden.

Zusätzlich hat man aus den unterschiedlichsten Gründen häufig mit Widerständen zu kämpfen - das kostet Nerven, aber vor allem Ressourcen. Die vage gesteckten Ziele - wenn überhaupt formuliert -  werden nicht erreicht und nicht zuletzt bleiben Kunden und Mitarbeiter dabei oft auf der Strecke.

Aber wie können Sie Ihr nächstes Softwareprojekt erfolgreich umsetzen? Wir haben in verschiedenen Beiträgen zusammengefasst, wie Sie Step by Step das Ziel erreichen und die Softwareeinführung somit kein Desaster, sondern ein Erfolg auf ganzer Linie wird.

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1. Fokussierung auf den Nutzen: für Kunden und Mitarbeiter

Viele Unternehmen möchten mit der Umstellung einer bestehenden oder der Einführung einer neuen Software vorrangig Kosten einsparen und Prozesse automatisieren. Aber diese Dinge allein reichen nicht aus, um den Umsatz und die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern.

Bei solchen Projekten sollte es neben der Schaffung von Wettbewerbsvorteilen auch um eine höhere Motivation der Mitarbeiter und damit verbunden eine höhere Qualität für die Kunden gehen (z.B. durch schnellere Reaktionsmöglichkeiten bei Kundenanfragen). Hier lohnt es sich, die Gesamtheit der Geschäftsprozesse im Fokus zu behalten.

Jedes Mal, wenn Sie vor einer wichtigen Entscheidung bei der Einführung einer neuen Software stehen, stellen Sie sich die Frage nach dem Nutzen für Kunden und Mitarbeiter. Diese ist nicht immer leicht zu beantworten. Die Konsequenzen aus der Antwort werden aber darüber entscheiden, ob die Einführung erfolgreich ist oder ein Fehlschlag wird.

» Wie erreichen Sie den höchsten Mehrwert mit der Umstellung einer bereits bestehenden Software oder der Einführung einer neuen Software? Konzentrieren
Sie sich auf Nutzen für Kunden und Mitarbeiter! «

© eXXcellent solutions - Nutzenpotenziale ausschöpfen

2. Ziele der Einführung

Einer der wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Einführung einer neuen Software ist von Anfang an die mit der Einführung verbundenen Ziele zu konkretisieren. Beantworten Sie im Team und mit Unterstützung Ihres Managements die Fragen in den Sprechblasen.

© eXXcellent solutions - Berücksichtigung von verschiedenen Fragestellungen bei der Softwareeinführung

Ziele sind nie unspezifisch, wie...

• fehlende 360-Grad Sicht auf den Kunden,
• fehlende Transparenz über die Unternehmensprozesse,
• höhere Kundenzufriedenheit,
• Kostensenkung durch Prozessoptimierung oder
• mehr Umsatz.

Ziele sind immer konkret, wie…

• 5 Kunden haben sich beschwert, weil Account-Manager in Verkaufsgesprächen nicht die aktuell laufenden Reklamationen des Kunden und deren Bearbeitungsstand kennen.
  Ziel: Account-Manager ist zu jedem Gespräch über die Reklamationen im Bilde.
  
  
• Der Aufwand für die Angebotserstellung durch das Back-Office ist mit durchschnittlich 16 Stunden pro Angebot zu hoch. Zur Angebotserstellung notwendige Angaben fehlen oft, wodurch Angebote häufig überarbeitet werden müssen.
  Ziel: Senkung des Aufwands auf 12h
  
  
• Der Umsatz mit Kunden aus dem Bereich Wasserversorger ist trotz des guten Produktportfolios rückläufig. Die Aktivitäten der Vertriebler konzentrieren sich zu sehr auf Kunden unserer Stammbranche der chemischen Industrie.
  Ziel: Steigerung des Umsatzes mit Wasserversorgern um 15%

Nun haben Sie viele Ziele erarbeitet, die durch die Einführung der neuen Software erreicht werden sollen. Aber welches ist das Wichtigste?

» Fragen Sie sich Folgendes:
Wenn ich nur eines der genannten Ziele erreichen könnte, welches wäre das? «

Einfache Antwort? Gratulation, Sie haben Ihr wichtigstes Ziel identifiziert!

Nun nehmen Sie alle übrigen Ziele und machen weiter, bis keines mehr übrig ist. Ihre Ziel-Identifizierung und -Priorisierung ist abgeschlossen. Vergessen Sie dabei nicht, gute Ziele lassen sich messen. Aber wie? Wen können Sie fragen? Können Sie Ihre Nutzer und Kunden einbinden?

Die erarbeiteten Ziele sollen bei allen folgenden Aktivitäten Ihre Richtschnur sein. Oft hilft es bei einer Diskussion einen Schritt zurückzugehen und sich auf diese ursprünglichen Ziele zu besinnen.

3. Management Unterstützung

Für Ihre Einführung benötigen Sie auch die Unterstützung durch das Management. Wichtig ist, dass sich diese Unterstützung nicht darauf beschränkt, die notwendigen Geldmittel und Ressourcen bereitzustellen. Beginnen Sie damit, das Management an der Erstellung der Ziele zu beteiligen (Abschnitt 2).

» Holen Sie sich explizit die Zusage ab, dass die konkreten Ziele der Einführung von Ihrem Management geteilt werden. «

Auch danach soll das Management involviert sein:

• Präsenz des Managements bei Kick-off, wichtigen Projektmeilensteine und Go-live
• Kommunikation der Bedeutung der Einführung der Software durch das Management
• Unterstützung bei der Beilegung von Konflikten mit Stakeholdern, die nicht Teil des Projektteams sind
• Einbindung in die spätere Nutzung der Lösung, z.B. dadurch, dass das Management verschiedene Reports und Dashboards in Meetings nutzt oder sich aktiv an Diskussionen in entsprechenden Communities beteiligt.

Unserer Erfahrung nach entwickelt die aktive Nutzung durch das Management einen Sog, der auch den Rest der Unternehmung motiviert die neue Lösung zu nutzen.

Ausblick

Im nächsten Teil "Erst Prozesse, dann Funktionen: Gnothi Seautón" beleuchten wir, was genau diese Weisheit aus der Antike mit Softwarefunktionalitäten und der Analyse von Unternehmensprozessen, zu tun hat. Und wer kennt ihn nicht, den Satz: "Standard oder Individuell - Das ist hier die Frage." Wir geben Antwort auf diese Frage.

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Weitere Informationen

Über den Autor und die Co-Autorin:

Tobias Vollmer: Tobias Vollmer ist Business Manager und Principal Project Manager bei der eXXcellent solutions gmbh in Ulm. Seit 2002 hat er zahlreiche Projekte in den Domänen Automotive, Handel, Dienstleistung in unterschiedlichsten Rollen bei der eXXcellent solutions umgesetzt. Besonderes Anliegen sind ihm die Prozesse rund um die Softwareerstellung und Einführung - vom Softwareentwicklungsprozess bis hin zur prozessualen Integration von Anwendungen in die Unternehmensprozesse.

Maria Miller: Dieser Blogartikel stammt im Originaltext von Maria Miller. Sie war bis 2022 IT Projektmanagerin und -Beraterin bei der eXXcellent solutions in München, heute BettercallPaul München.