Die Einführung einer neuen oder auch die Umstellung einer alten Software ist für viele Unternehmen und Organisationen eine Herausforderung. Von der Auswahl und Implementierung des richtigen Systems bis hin zum Anpassen und Optimieren bestehender Prozesse - viele Punkte müssen dabei berücksichtigt; Entscheidungen getroffen werden.
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Der spannendste Moment eines Softwareprojektes ist sicherlich der Go-live. Alles ist vorbereitet: die Software ist gebaut, die Meilensteine des Projektplanes sind abgehakt. Doch Unternehmen fürchten oft den Schritt des Go-lives, auch wenn verschiedene Softwareprojekte bereits umgesetzt wurden. Jede Implementierung hat ihre Besonderheiten und aufgrund dessen kann es doch zu unerwarteten Problemen kommen.
Deshalb muss auch der letzte Schritt der Software-Einführung – der Go-live – gut vorbereitet und sorgfältig geplant werden. Anhand unseres 10-Punkte-Planes lässt sich der nächste Go-live erfolgreich meistern.
1. Kennen und mindern Sie Ihre Risiken,
... denn dies ist von entscheidender Bedeutung. Tests helfen dabei, Risiken zu minimieren. Beziehen Sie die Endbenutzer in einem Benutzerakzeptanztest ein, denn es geht nicht nur darum, dass die Software funktioniert. Es geht auch darum, dass die Anwender:innen das neue System akzeptieren und damit arbeiten. Das erhöht die Chancen auf einen erfolgreichen Go-live und so wird Ihr Go-live nicht zur Testphase
2. Bereiten Sie den Go-live bereits Monate vor der Umstellung vor,
... denn der Grundstein zum Erfolg wird lange vor dem Umlegen des Schalters und dem Ausliefern der neuen Software gelegt. Ein erfolgreicher Go-live geschieht nicht von selbst, sondern erfordert oft monatelange harte Arbeit hinter den Kulissen.
3. Binden Sie die besten Ressourcen im Voraus
... und halten Sie sie für den großen Tag bereit. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, auf eventuelle Probleme in Echtzeit zu reagieren.
4. Proben, Proben, Proben
... und nochmals Proben. Führen Sie Probeläufe durch, gerade bei großen Softwareprojekten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter jedes Szenario durchgehen, um mögliche Probleme zu identifizieren. Lassen Sie Ihr Programmierteam auch alle Möglichkeiten durchgehen, um eventuell auftretende Probleme zu beheben. Sobald dies alles erledigt ist, sollte Ihr Go-live ruhig und sorgenfrei verlaufen.
5. Denken Sie über den Tellerrand hinaus,
... denn bei einem Go-live geht es nicht nur um den Schalter, den es umzulegen gilt, sondern auch um Ihre Mitarbeiter, die die neue Software nutzen sollen. Manchmal kann es auch helfen, sich um diese zu kümmern, Händchen zu halten, die Nerven zu beruhigen oder sie zu belohnen, wenn alles abgeschlossen ist.
Geben Sie Anreize und Anerkennungen, denn Ihre Mitarbeiter:innen kommen während einer Softwareimplementierung meist sehr früh und bleiben länger, sind auch am Wochenende pünktlich - und dass alles neben dem üblichen Tagesgeschäft. Es ist wichtig, die Mitarbeiter wissen zu lassen, wie sehr Sie ihre Arbeit schätzen.
6. Erweitern Sie bei Bedarf die Terminschiene,
... denn das, was am Ende des Tages wirklich zählt, ist ein System, welches es Ihren Mitarbeiter:innen ermöglicht, effektiv zu arbeiten. Es ist immer noch ein Erfolg, wenn Sie am Ende ein solides und gut funktionierendes System haben - auch wenn dies ein oder zwei Monate länger gedauert hat, als im ursprünglichen Zeitplan vorgesehen.
7. Berücksichtigen Sie die Datenqualität,
... denn es ist von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Daten beim Go-live so gut wie möglich bereinigt sind. Wir berichteten darüber bereits in unserem Blogbeitrag "Softwareeinführung nicht nur durch Datenqualität erfolgreich meistern". Daten sind neben Prozessautomatisierung, neuen Benutzeroberflächen und neuen Technologien der Hauptgrund, warum Unternehmen neue Software implementieren. Und nichts wäre schlimmer, als wenn Daten nach dem Go-live redundant vorhanden sind oder gar verloren gehen.
8. Setzen Sie realistische Erwartungen
... und verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Glück oder darauf, dass Ihr Go-live absolut perfekt und ohne ein einziges Problem über die Bühne geht.
Sprechen Sie mit den Stakeholdern Ihres Unternehmens und allen anderen, die von der Softwareaktualisierung betroffen sein könnten. Lassen Sie die Leute wissen, dass Sie das System wechseln, an welchem Tag es passieren wird und dass sich die Meldungen möglicherweise verzögern. Verzögerungen wünscht sich natürlich niemand, aber es ist besser, Erwartungen realisitisch zu halten und dann daran zu arbeiten, sie zu übertreffen.
9. Vertrauen Sie Ihrer Intuition,
... denn Anzeichen für einen schlechten Go-live passieren nicht plötzlich und mit einem Fingerschnippen, sie kündigen sich an. Wenn Sie beginnen zu erkennen, dass etwas schief läuft, vertrauen Sie Ihrer Intuition und tun Sie etwas dagegen.
10. Erstellen Sie eine Go-live-Checkliste,
... die alle notwendigen Schritte, durchzuführenden Aktionen und Elemente beinhaltet. So laufen Sie nicht Gefahr, wichtige Punkte zu übersehen oder zu vergessen. Eine eigene Checkliste ist der am wenigsten berücksichtigte Faktor in einem Go-live, weil Unternehmen oft davon ausgehen, dass sie vom jeweiligen Implementierungspartner erstellt wird. Dennoch sollte jede Organisation eine eigene Liste der durchzuführenden Aktionen und Elemente erstellen, da die Umstellungsliste des Softwaredienstleisters möglicherweise nicht alle internen und unternehmensspezifischen Besonderheiten enthält.
Beispiele können sein:
- Schreiben leicht verständlicher Dokumentationen
- Timeline für das Herunterfahren des alten Systems und das Hochfahren des neuen Systems (wann ist das alte System offline und das neue System online)
- Aufgaben, die vor dem Abschalten des alten Systems erledigt werden müssen (z.B. Kunden und Anbieter über das Update informieren).
- Timeline für alle Aufgaben, einschließlich Tests und Schulungen, sowie wichtiger Integrationen und Datenmigration.
- Datenqualität sicherstellen - Welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? Wer kümmert sich darum?
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Je nach Komplexität des Softwareprojektes empfehlen wir, die Einführung in verschiedenen Stufen vorzunehmen, um Risiken zu minimieren. Durch die Einführung von überschaubaren Funktionsumfängen stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Anwender, Support- und Projekt-Mitarbeiter nicht überfordert werden. Starten Sie mit den Stufen, bei denen der erwartete Nutzen am größten ist. Konzentrieren Sie die Aktivitäten auf Funktionsumfänge, für die Sie auch die Unterstützung von wichtigen Key-Usern haben.
Neben der Stufung nach Funktionsumfängen ist in großen Unternehmungen auch eine Stufung nach Regionen oder gar Ländern sinnvoll. Starten Sie z.B. mit Regionen bzw. Ländern, von denen Sie ausreichende Unterstützung für das Vorhaben erwarten.
Ein Go-live ist kein kurzer Sprint, sondern eine Langstreckendisziplin
Alles in Ihrem Projektplan scheint nur auf eines ausgerichtet zu sein: Go-live. Aber vergessen Sie nicht, dass es mehr als nur die ersten Tage oder sogar die erste Woche gibt. Wenn die finale Phase vorüber ist, hängt der Erfolg Ihres Softwareprojektes auch davon ab, wie Sie damit umgehen und was danach passiert.
Manchmal müssen Anpassungen oder Verbesserungen vorgenommen werden und wenn Ihre Mitarbeiter:innen auf Probleme stoßen, müssen diese natürlich behoben werden.
Entwickeln Sie deshalb bereits während der Umsetzung Ihrer Implementierung einen Plan, wie es nach dem Go-live weitergehen soll.
- Wie und von wem wird der "After-Go-live-Support" durchgeführt? Wie können Nutzer Unterstützung bei Problemen erhalten?
- Wer nimmt die Konfigurationen und Anpassungen der Software vor, die aufgrund des Anwenderfeedbacks nötig werden.
- Wie schulen Sie neue Nutzer und stellen sicher, dass das neue System auch akzeptiert wird?
- Wie machen Sie Nutzer auf neue Funktionen aufmerksam und stellen sicher, dass Sie diese auch
nutzen können? - Wie können Nutzer Wünsche und Anregungen in einem transparenten Prozess einbringen?
- Wie werden Sie ungenutzte Daten, Berichte und Funktionen identifizieren und ggf. wieder entfernen?
- Wie werden Sie langfristig den Erfolg der Implementierung feststellen?
Das waren sie, unsere Tipps für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Haben Sie Fragen? Sollen wir uns über Ihr nächstes Softwareprojekt unterhalten? Eventuell die Pozesse und die Umgebung in Ihrem Unternehmen einem Health-Check unterziehen? Kontaktieren Sie uns.
Haben Sie einen Artikel aus dieser Serie verpasst? Hier finden Sie alle Artikel noch mal zum Nachlesen:
- Patchwork auf gut Glück? Integration von Software in bestehende IT-Landschaften
- Softwareeinführung nicht nur durch Datenqualität erfolgreich meistern
- Erst Prozesse, dann Funktionen: Gnothi Seautón
- Bringen Sie Ihr neues Tooling zum Erfolg - Ziele & Szenarien einer Softwareeinführung
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Über den Autor und die Co-Autorin:
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Tobias Vollmer: Tobias Vollmer ist Business Manager und Principal Project Manager bei der eXXcellent solutions gmbh in Ulm. Seit 2002 hat er zahlreiche Projekte in den Domänen Automotive, Handel, Dienstleistung in unterschiedlichsten Rollen bei der eXXcellent solutions umgesetzt. Besonderes Anliegen sind ihm die Prozesse rund um die Softwareerstellung und Einführung - vom Softwareentwicklungsprozess bis hin zur prozessualen Integration von Anwendungen in die Unternehmensprozesse.
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Maria Miller: Dieser Blogartikel stammt im Originaltext von Maria Miller.
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