Patchwork auf gut Glück? Integration von Software in bestehende IT-Landschaften

Patchwork (Flickwerk) ist eine Textiltechnik, bei der Reste verschiedener Materialien verwendet werden, um neue Textilien anzufertigen. Diese Definition lässt sich nicht nur auf Textilien anwenden, sondern auch auf die IT-Systemlandschaften vieler Unternehmen und Organisationen, bei denen unterschiedliche IT-Systeme zusammengeführt werden müssen, um neue Rahmenbedingungen für geänderte Anforderungen zu schaffen.

© MabelAmber - pixabay.com

IT-Landschaften als Flickwerk?

Die meisten Unternehmen investieren über viele Jahre hinweg in verschiedene Softwareanwendungen: Von Office-Lösungen über CRM- und ERP-Systeme bis hin zu Spezialanwendungen für die Fertigung oder für Planung und Prognose. Dadurch entstehen oft IT-Anwendungslandschaften, die meist auf sehr unterschiedlichen Technologien basieren und damit Redundanzen bis hin zu Unstimmigkeiten in der IT-Architektur oder den Schnittstellen aufweisen. Infolge dessen werden IT-Landschaften immer umfangreicher was die Effektivität und die Effizienz von IT-Systemen beeinflussen kann.

Bereits im Jahr 2018 nutzte eine webbasierte oder mobile Finanz-Transaktion durchschnittlich 38 verschiedene Systeme oder Komponenten - 2013 waren es noch 26. Dieses Wachstum dürfte in den letzten Jahren durch das immer raschere Emporschießen neuer Technologien weiter vorangetrieben worden sein. Durch die zunehmende Komplexität verbringen IT-Teams inzwischen ca. 30 Prozent ihrer Zeit mit Performance-Problemen. Dies kostet die Unternehmen jährlich 3,8 Millionen US-Dollar (The Global Digital Performance & Transformation Audit).

Die Automatisierung der IT-Landschaften wird hier eine immer wichtigere Rolle spielen. Deren Detailgrad kann wiederum unterschiedlich tief sein. Beispiel: Für Planungs- und Prognoseprozesse wird je nach Komplexität der Produkte oder Dienstleistungen auf Daten aus vielen unterschiedlichen Quellen und verschiedenen Bereichen (Vertrieb, Produktion, Einkauf, …) zugegriffen. Teilweise wird die Planung durch manuelle Schritte begleitet, da die unterschiedlichen Daten aus den zum Teil verschiedenen Systemen nicht zusammenpassen und korrigiert werden müssen.

Ein wertvoller Beitrag ist in diesem Fall bereits ein einheitliches System zur Orchestrierung des Prozesses als Layer über die verschiedenen Quellen einzuführen. Denn dieses System führt die diversen, verteilten Eingangsgrößen vollautomatisch zusammen, wertet die Einheitsgrößen aus und optimiert sie und liefert sie anschließend an Folgesysteme zur weiteren Planung. Das spart Kapazitäten, Zeit und Kosten und erhöht die Zuverlässigkeit.

Darüber hinaus kann für Unternehmen Entreprise Architecture Management einen wertvollen Beitrag leisten, denn oft werden unkoordiniert IT-Systeme aufgebaut und erweitert, die anschließend im Betrieb und Support viele Ressourcen verschlingen - personell und finanziell. Oder sie sind schlicht und einfach nicht mehr wartbar, weil vielfach nicht mehr nachvollziehbar ist, wie das Zusammenspiel zwischen den Geschäftsprozessen bzw. den Arbeitsabläufen und der eingesetzten Hard- und Software im Detail erfolgt.

Im Zweifelsfall entwickeln sich sogar in Teilbereichen des Unternehmens auch sogenannte „Schatten-IT-Lösungen“, um die notwendigen Anforderungen abdecken zu können.

Kommen drastische Änderungen an diesen Systemen hinzu, z.B. durch die Umstellung vorhandener Software oder Einführung einer neuen Software, kann dies zu massiven Geschäftsunterbrechungen und somit zu oft unkalkulierbaren Kosten führen.

Gezieltes Architekturmanagement

Enterprise Architecture Management sollte daher für jeden IT-Entscheider angesichts der sich schnell verändernden Business-Anforderungen interessant sein. Denn wenn schnelle Entscheidungen zur IT-Landschaft gefragt sind, ist der ganzheitliche Überblick elementar.

Wie sie das ganz easy schaffen können, Erfahren Sie bei unserer kurzweiligen Roadshow "Enterprise Architecture Management" am 13.10.2021 in nur 90 Minuten. Hier geht's zur Anmeldung.

Um zu vermeiden, dass die Komplexität der Systeme und der Schnittstellen zwischen den Anwendungen nicht mehr beherrschbar ist, sollten Sie also bereits von Anfang an Ihre gesamte IT-Architektur betrachten und ggf. anpassen. Das macht Ihre Anwendungslandschaft nicht nur übersichtlicher, es trägt auch dazu bei, dass zusätzliche Softwaresysteme leichter implementiert werden können.

Ein gezieltes IT-Architekturmanagement darf den Schwerpunkt allerdings nicht nur auf die Hard- und Softwarelandschaft eines Unternehmens legen, es muss auch als integraler Bestandteil des Business und der organisatorischen Gegebenheiten behandelt werden.

Denn eine Softwareintegration kann zusätzliche Integrationsmaßnahmen in den Bereichen Daten, Hardware oder Personal hervorrufen, um diese an die neue oder geänderte Software anzupassen.

So kann eine Softwareintegration die Anpassung bestehender Hardware zur Folge haben, da beispielsweise Hardwarekomponenten wie Speicher und Verbindungen, welche für die Speicherung bzw. Übermittlung von Daten zuständig sind, aufgestockt werden müssen.

Als weitere Folge ist ggf. auch die Personalebene betroffen: z.B. dann, wenn veränderte Hardware oder neue Technologien eine Veränderung in der Stellenbesetzung erfordert.

Aufgrund dieser Abhängigkeiten sollte die Implementierung der Software sukzessiv geplant werden.

© eXXcellent solutions - Abhängigkeiten bei der Softwareintegration

Patchwork auf gut Glück vermeiden - so gelingt die Implementierung der neuen Softwarekomponenten:

• Analysieren Sie Ihre IT-Landschaft in Bezug auf Redundanzen, Strukturprobleme oder Optimierungsmöglichkeiten.
• Die „Architektur-Konformität“ sollte bereits in der Konzeptionsphase bedacht werden. Planen und managen Sie die IT-Architekturen und ziehen Sie die IT-Architekten bei Ihren IT-Projekten schon in der Konzeptions- und Auswahlphase hinzu.
• Modernisieren Sie ggf. aktuell installierte IT-Systeme und bringen sie mit einem ausgewogenen Migrationskonzept auf den neuesten Stand.
• Implementieren Sie neue IT-Systeme in bestehende IT-Landschaften  in verdaulichen Schritten. So müssen Sie Ihr Unternehmen nicht durch ein einziges Mammutprojekt über mehrere Monate belasten und jedes Teilprojekt bleibt kalkulierbarer.
• Achten Sie auf offene Schnittstellen, so ermöglichen Sie eine Integration mit nahezu jeder Software. Anwendungen, welche die entsprechende Offenheit aufweisen, können miteinander „reden“ – ganz egal welche Betriebssysteme, Datenbanken und Programmiersprachen verwendet werden.
• Setzen Sie auf Modularisierung, denn das verringert die Komplexität der Bestandteile eines Gesamtsystems durch deren Aufteilung und die Festlegung klarer Grenzen zwischen ihnen.
• Achten Sie auf ein möglichst reibungsloses Zusammenspiel der verschiedenen Software-Komponenten. Dadurch erhöht sich die Effektivität Ihres Gesamtsystems. Je mehr die Teilsysteme unmittelbar miteinander interagieren, desto höher ist der Grad der Integration.
• Dokumentieren sie Ihre IT-Landschaft. Hilfreich ist als Minimum zumindest eine grafische Darstellung.

Anmeldung zur Roadshow "Enterprise Architecture Management" am 13.10.2021

Ausblick

Der Tag der Wahrheit: Die passende Software wurde entwickelt. Die Implementierung in die bestehende IT-Landschaft ist perfekt geplant. Aber wie geht es dann weiter? Wie gestalte ich den Go-live und die Tage danach? Diese Frage beantworten wir im nächsten Teil unserer kleinen Serie.

Um keinen Artikel aus dieser Reihe zu verpassen, abonnieren Sie noch schnell unseren Newsletter. So werden Sie rechtzeitig über neue Beiträge zu verschiedenen Themen informiert.

Weitere Informationen

Über den Autor und die Co-Autorin:

Tobias Vollmer: Tobias Vollmer ist Business Manager und Principal Project Manager bei der eXXcellent solutions gmbh in Ulm. Seit 2002 hat er zahlreiche Projekte in den Domänen Automotive, Handel, Dienstleistung in unterschiedlichsten Rollen bei der eXXcellent solutions umgesetzt. Besonderes Anliegen sind ihm die Prozesse rund um die Softwareerstellung und Einführung - vom Softwareentwicklungsprozess bis hin zur prozessualen Integration von Anwendungen in die Unternehmensprozesse.

Maria Miller: Dieser Blogartikel stammt im Originaltext von Maria Miller. Sie war bis 2022 IT Projektmanagerin und -Beraterin bei der eXXcellent solutions in München, heute BettercallPaul München.