Teil 2: Fallstricke bei Softwareeinführungen. Keine Angst vor neuen Softwaresystemen.

In Teil 1 unserer Serie "Fallstricke bei Softwareeinführungen. Keine Angst vor neuen Softwaresystemen." beleuchteten wir die Fallstricke 1 und 2 und gingen auf die Frage ein, warum die Einführung von Software ohne definierte Ziele ein Softwareprojekt schnell so groß werden lässt, dass es nur noch schwer zu überblicken und die Stakeholder nicht mehr zu koordinieren sind.

Lesen Sie nun, welche Fallstricke Sie noch vermeiden können, damit Ihr neues Softwareprojekt erfolgreich umgesetzt werden kann.

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Fallstrick 3 - Die Chance eines Prozess-Redesigns vorüber ziehen lassen

Nutzen Sie mit der Einführung die Chance, Ihre Prozesse kritisch zu hinterfragen. Welche Schritte können mit der neuen Software zusammengefasst werden? Wo gibt es Standardisierungsmöglichkeiten und das Kappen von Sonderlocken? Verschenken Sie mit einer bedingungslosen Übernahme der alten Prozesse nicht die Gelegenheit der Prozessoptimierung! Und vergessen Sie nicht, auch die Prozesse und Systeme rund um die neue Software zu betrachten. Denn häufig sind auch hier Anpassungen und Optimierungen möglich und notwendig.

Merke:

Wägen Sie ab! Welche Anpassungen und Optimierungen sind zur Wettbewerbsdifferenzierung nötig – und welche nicht: Je mehr Sie sich darauf fokussieren, umso besser und passgenauer bildet die Software den Kern Ihres Geschäfts ab und gibt Ihnen so den nötigen Vorsprung zu Ihrer Konkurrenz.

Checkliste für das Prozess-Redesign:

• Arbeitsabläufe, Kernprozesse und Standardvorgehen im Unternehmen identifizieren.
• Wettbewerbsvorteile in den Prozessen erkennen und Optimierungspotenzial ableiten.
• Eine entsprechende Abbildung in der Software und den ggf. existierenden Nachbarsystemen erarbeiten.

Fallstrick 4 - Nutzer:innen erst am Ende einbinden

Unternehmen können Ihre Mitarbeiter:innen (die späteren Nutzer:innen) bereits vor der Softwareeinführung einbeziehen. Unabhängig davon, ob erst eine neue Software eingeführt oder eine bestehende Software abgelöst werden soll - stellen Sie sich aus wirtschaftlicher Sicht die folgende Frage:

Können meine Mitarbeiter:innen effektiv und wirtschaftlich arbeiten?

Die aktuelle Studie "DCG Think human" (Stand 2020) des britischen Forschungsinstitutes Walnut, welche von der Lenovo Data Center Group in Auftrag gegeben wurde, zeigt, dass für die IT-Verantwortlichen beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter:innen mit 29% lediglich auf dem vorletzten Platz bei den Bewertungskriterien der IT-Investitionen liegt. Im Kontext einer effektiven und wirtschaftlichen Arbeitsweise ist dies zu wenig.

© eXXcellent solutions - Für die Lenovo DCG Think human Studie wurden 1.000 IT-Verantwortliche und -Entscheider aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den Niederlanden im Zeitraum vom 27. April bis 8. Mai 2020 online befragt.

Ist im Projektverlauf die Entscheidung für eine bestimmte Software gefallen, sollte man die Nutzer:innen im weiteren Projektverlauf nicht außen vor lassen, denn der frühzeitige Test der Software durch sie bringt oft neue Einsichten.

Auch wenn das favorisierte Softwaredesign zunächst in sich schlüssig und funktionsfähig erscheint, eröffnen sich doch im Test oftmals ungeahnte Stolperfallen durch Anwendungsfälle, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind.

Merke:

Unter der fehlenden Berücksichtigung der Nutzer:innen leidet die Prozessgestaltung und die Einführungsstrategie, aber vor allem die spätere Akzeptanz der neuen Software. Deshalb sind die Fachbereiche (neben den IT-Teams) von Anfang an mit ihren Wünschen in das Projekt einzubeziehen. Und vergessen Sie die Schulungsmaßnahmen nicht! All das zusammen ist entscheidend für den Projekterfolg!

Checkliste Akzeptanz für das neue System:

• Einbeziehung der verschiedenen Stakeholder wie IT, Fachbereich, User und Management.
• Festlegen einer Einführungsstrategie für das neue System.
• Vereinfachung des Wechsels durch geplante Schulungen.

Ausblick

Im nächsten Teil unserer Serie "Fallstricke bei der Auswahl und Einführung von Softwareprojekten" beantworten wir die Fragen:

• warum ein Konzept für die Migration der Daten wichtig ist und
• warum die Wahl des falschen Dienstleisters erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Weitere Informationen

Über den Autor und die Co-Autorin:

Tobias Vollmer: Tobias Vollmer ist Business Manager und Principal Project Manager bei der eXXcellent solutions gmbh in Ulm. Seit 2002 hat er zahlreiche Projekte in den Domänen Automotive, Handel, Dienstleistung in unterschiedlichsten Rollen bei der eXXcellent solutions umgesetzt. Besonderes Anliegen sind ihm die Prozesse rund um die Softwareerstellung und Einführung - vom Softwareentwicklungsprozess bis hin zur prozessualen Integration von Anwendungen in die Unternehmensprozesse.

Maria Miller: Dieser Blogartikel stammt im Originaltext von Maria Miller. Sie war bis 2022 IT Projektmanagerin und -Beraterin bei der eXXcellent solutions in München, heute BettercallPaul München.