Ohne Zweifel, bei der Einführung einer neuen Software im Unternehmen kann viel schief gehen. Oft werden Projektrisiken unterschätzt, Nutzer nicht einbezogen oder Zeitpläne überschritten. Dies führt aus betriebswirtschaftlicher Sicht zwangsläufig zu negativen Folgen, mit denen sich die Kostenspirale unaufhaltsam nach oben dreht.
Kosten, die beispielsweise durch fehlende Definition von Zielen und Anforderungen oder unzureichende Planung entstehen.
In der aktuellen Studie "DCG Think human" (Stand 2020) des britischen Forschungsinstitutes Walnut, welche von der Lenovo Data Center Group in Auftrag gegeben wurde, gaben 47 % der IT-Teams an, dass die Nutzer Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Software haben. Über die Hälfte der befragten Personen (52%) berichteten von einer gestiegenen Zahl an Anfragen beim IT-Helpdesk im Rahmen der Implementierung neuer Lösungen.
© eXXcellent solutions - Für die Lenovo DCG Think human Studie wurden 1.000 IT-Verantwortliche und -Entscheider aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich und den Niederlanden im Zeitraum vom 27. April bis 8. Mai 2020 online befragt.
Statt die Abläufe und Ergebnisse zu optimieren, können neue Softwareprojekte die Abläufe sogar verschlechtern. Das zeigt, wie wichtig es ist, die einzelnen Projektphasen gut vorzubereiten. In unserer Serie "Fallstricke bei Softwareeinführungen. Keine Angst vor neuen Softwaresystemen." gehen wir auf verschiedene Stolpersteine ein, damit Sie dies in Zukunft vermeiden können.
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Fallstrick 1- Einführung von Software ohne definierte Ziele
Nur durch sinnvoll definierte Ziele bekommt man alle Beteiligten eines Projektes dazu, an einem Strang zu ziehen. Deswegen ist es vor der Softwareeinführung entscheidend, vorhandene Prozesse und Probleme zu verstehen und Ziele für die Einführung festzulegen. Für eine effiziente Entwicklung sind dabei sowohl kurzfristige Ziele für den ersten Step als auch langfristige Ziele für spätere Phasen wichtig.
Nachdem man einen guten Überblick über Prozesse, Probleme und Ziele hat, sollten auch bestehende IT Systeme betrachtet werden. Dies ist die Grundlage, um herauszuarbeiten, welche Fachlichkeit am Besten mit welchem System abgebildet werden soll. Um beispielsweise im Vertrieb oder dem Service einen Gesamtblick auf den Kunden zu haben, sind ggf. andere Systeme mit einzubeziehen und zu integrieren. So wird auch die Mehrfachpflege der gleichen Daten (z.B. Kunden) mit all den daraus resultierenden Problemen ausgeschlossen.
Checkliste mit sinnvollen Zielstellungen für die Einführung:
- Prozesse und die beteiligten Systeme verstanden?
- Aktuelle Probleme verstanden und priorisiert?
- Ziele für die Einführung festgesetzt und priorisiert?
- Strategische Eingliederung der neuen Software in die aktuelle Systemlandschaft festgelegt?
Fallstrick 2 - Das können wir doch einfach bei der Einführung noch mit umsetzen
Die Planung eines neuen Softwaresystems wirft unzählige Themen auf, die das neue System abdecken kann und somit auch soll. Dies wiederum zieht Änderungen und Optimierungen in der bestehenden Systemlandschaft und den damit verbundenen Prozessen nach sich. So wird ein Einführungsprojekt schnell so groß, dass es nur noch schwer zu überblicken und die Stakeholder nicht mehr zu koordinieren sind.
Definieren Sie mittel- und langfristige Ziele nach Ihren Wunschvorstellungen an den zukünftigen Funktionsumfang des Systems. Bei den Konzepten und der Realisierung priorisieren Sie die wichtigsten Optimierungswünsche und Ziele detailliert und erproben Sie diese im Vorfeld der Umsetzung an den zukünftigen Anwendern. So werden versteckte Wünsche und Hindernisse aufgedeckt. Sie werden aber auch Features entdecken, die niemand wirklich braucht. Nutzen Sie diese Chance des fundierten Feedbacks vor der endgültigen Realisierung.
Checkliste für die Definition der Anforderungen:
- Einen Überblick über die kurz-, mittel- und langfristigen Ziele schaffen.
- Die wichtigsten Bereiche für erste Prozessverbesserungen identifizieren, umsetzen und erproben.
- Die Erfahrung und das Feedback der Anwender in die weiteren Schritte einbeziehen und damit unnötige Features sparen.
Ausblick
Im nächsten Teil unserer Serie "Fallstricke bei der Auswahl und Einführung von Softwareprojekten beleuchten wir, warum man die Chance des Prozess-Redesigns nicht ungenutzt vorüber ziehen lassen sollte und warum die Nutzer während des gesamten Softwareprojektes und nicht nur am Ende einbezogen werden sollten.
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Über den Autor und die Co-Autorin:
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Tobias Vollmer: Tobias Vollmer ist Business Manager und Principal Project Manager bei der eXXcellent solutions gmbh in Ulm. Seit 2002 hat er zahlreiche Projekte in den Domänen Automotive, Handel, Dienstleistung in unterschiedlichsten Rollen bei der eXXcellent solutions umgesetzt. Besonderes Anliegen sind ihm die Prozesse rund um die Softwareerstellung und Einführung - vom Softwareentwicklungsprozess bis hin zur prozessualen Integration von Anwendungen in die Unternehmensprozesse.
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Maria Miller: Dieser Blogartikel stammt im Originaltext von Maria Miller.
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