Erst Prozesse, dann Funktionen: Gnothi Seautón

Am Apollotempel von Delphi war in der Antike deutlich und für alle sichtbar eine kurze und markante Inschrift zu lesen: „Gnothi Seautón“ – „Erkenne dich selbst“.

Und auch wenn der ursprüngliche Gedanke "Das Denken über Gott und die Welt" auf den ersten Blick nichts mit Softwareeinführungen und der damit einhergehenden Implementierung von Innovationen und Optimierung von Unternehmensprozessen zu tun hat, so hat diese Weisheit doch gerade da ihre Gültigkeit. Bietet sich genau hier die Möglichkeit, Unternehmensprozesse zu durchleuchten, neu zu strukturieren und neu zu definieren. Ganz im übertragenen Sinne "Erkenne dein Unternehmen".

© Thc phreak - Quelle: wikipedia.org

Erst Prozesse, dann Funktionen

Je nachdem, wie umfangreich die Funktionalität der Software sein soll, müssen Unternehmen ihre Prozesse und damit auch ihre Daten im Griff haben oder bekommen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten als Erstes das gleiche Verständnis über Ihre Prozesse haben, denn ein gemeinsames Fundament ist immer die Basis des Erfolgs, um so Ihr Projekt erfolgreich umsetzen zu können.

Ebenso wichtig ist eine gemeinsame Sprache, so dass alle Projektmitglieder auch dasselbe unter denselben Begriffen verstehen. Wenn alle über das Gleiche reden, aber jeder etwas Anderes darunter versteht, werden Projekte auch mit optimierten Prozessen scheitern.

Nur auf Basis dieses Fundamentes können verschiedene Datenarten und -felder definiert werden, von verschiedenen Stammdaten über Bestandsdaten bis hin zu Bewegungs-, Rechen- oder Ordnungsdaten. Und erst mit dem tiefen Prozessverständnis können die richtigen Funktionen und Automatisierungen abgeleitet werden.

Wenn dies ohne vorheriges genaues Anschauen der Prozesse erfolgt, „übererfüllen“ Unternehmen diese Aufgabe häufig: Es häufen sich Datenfelder oder Funktionen, die später wenig oder gar nicht genutzt werden und eine Softwarelösung unnötig überladen oder verkomplizieren. Sinnvoll ist der Gedanke: "Was tun wir anders, wenn wir diese Informationen haben?"

Was bedeutet das?

Wenn Sie beispielsweise eine Anpassung und Erweiterung Ihres Prognose- und Planungsprozesses über die Supply Chain vornehmen wollen, prüfen Sie jeden einzelnen Prozessschritt und definieren Sie vor allem einheitlich die Antworten auf Fragen, wie beispielsweise:

• Zu welchen Themenbereichen benötige ich valide Aussagen aus der Prognose und Planung?
• Welche Informationen werden wie und aus welcher Abteilung beigesteuert? Welche Rolle spielen sie für den Gesamtprozess?
• Wer hat dafür die Verantwortung je Bereich? Wer für das Gesamtergebnis?
• Was passiert mit den Ergebnissen danach? Welche Entscheidungen / Entscheidungsgrundlagen basieren auf den Ergebnissen? Wie werden Sie wieder an die Abteilungen zurückgespielt? Müssen Sie das überhaupt?
• In welcher Anwendung werden welche Schritte ausgeführt? Wie werden alle Informationen bzw. alle relevanten Teilinformationen für das Gesamtergebnis zusammengezogen?

Stellen Sie ähnliche Fragen Schritt für Schritt für alle Prozesse, die auf Ihrer Digitalisierungslandkarte stehen und definieren Sie dadurch Ihre  Daten und Funktionen und wie die Software zielgerichtet und smart in Ihre Anwendungslandschaft eingebettet wird.

Sie müssen für eine solche Prozessdefinition keine umfangreichen Dokumente oder Prozessgrafiken erstellen. Das Foto einer von allen wichtigen Stakeholdern gemeinsam erstellten Prozessdarstellung mit Post-Its ist mehr wert, als ein Hochglanz-Prozessdiagramm, das nicht den gelebten Prozessen entspricht.

© Elena Mozhvilo - unsplash.com, © eXXcellent solutions - Standard vs. Individuell

Prozesse: Standard vs. Individuell

Standardsoftware wird meist entlang von erfolgreichen und etablierten Standardprozessvorlagen entwickelt. Wenn Sie von diesen Standardprozessvorlagen stark abweichen, können sich Komplikationen ergeben, die zum Teil erst sehr spät bemerkt werden.

Überlegen Sie gut, wann eine Abweichung von etablierten Prozessstandards notwendig ist. In der Regel ist das der Fall, wenn Sie sich ganz besonders in einem Punkt vom Wettbewerb unterscheiden möchten und es hier keine Standardsoftware gibt oder diese nicht passt.
Sollten Ihre Prozesse zu sehr von den Standardprozessen abweichen, ist es unserer Erfahrung nach langfristig günstiger, entweder Ihre Prozesse den etablierten Standardprozessen anzugleichen oder eine individuelle Software zu entwickeln.

Implementierung von Software, in denen viele Prozesse hochgradig von der Standardprozessvorlage abweichen, ist selten erfolgreich und meistens sehr kostenintensiv.

Unserer Erfahrung nach sollten Sie für jede Anforderung in drei Stufen nach einer Lösung suchen:

© eXXcellent solutions - Evaluierung einer Softwarelösung

Eine sinnvolle Evaluierung kann jedoch nur stattfinden, wenn die im Kontext stehenden Unternehmensprozesse geklärt und definiert sind. Denn nur auf Basis dieses Fundamentes können sinnvolle Entscheidungen getroffen und die passende Softwarelösung ausgewählt werden - ganz gleich, ob es sich um eine Standard- oder eine Individuallösung handelt.

Ausblick

• Warum sind gute Daten besser als viele Daten?
• Warum bieten Berichte & Dashboards einen enormen Mehrwert für Unternehmen?

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Weitere Informationen

Über den Autor und die Co-Autorin:

Tobias Vollmer: Tobias Vollmer ist Business Manager und Principal Project Manager bei der eXXcellent solutions gmbh in Ulm. Seit 2002 hat er zahlreiche Projekte in den Domänen Automotive, Handel, Dienstleistung in unterschiedlichsten Rollen bei der eXXcellent solutions umgesetzt. Besonderes Anliegen sind ihm die Prozesse rund um die Softwareerstellung und Einführung - vom Softwareentwicklungsprozess bis hin zur prozessualen Integration von Anwendungen in die Unternehmensprozesse.

Maria Miller: Dieser Blogartikel stammt im Originaltext von Maria Miller. Sie war bis 2022 IT Projektmanagerin und -Beraterin bei der eXXcellent solutions in München, heute BettercallPaul München.