Softwareeinführung nicht nur durch Datenqualität erfolgreich meistern

Deshalb ist gerade die Einführung einer neuen oder die Umstellung einer bestehenden Software ein sehr guter Zeitpunkt, sich mit der Datenqualität zu befassen.

Denn der Erfolg und die Akzeptanz Ihrer Software-Lösung wird maßgeblich von einer hohen Datenqualität und somit hohen und exzellenten Informationsqualität geprägt. Nur wenn sich Nutzer:innen darauf verlassen können, dass die Daten und Informationen in der eigens angeschafften Softwarelösung richtig und aktuell sind, werden Sie die neue Lösung auch nutzen.

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Im vorangegangenen Blogbeitrag sprachen wir bereits darüber, dass Unternehmen unter anderem ihre Prozesse verstehen müssen, um die Daten in den Griff zu bekommen und folglich auch im Griff zu haben (Blogartikel: Erst Prozesse, dann Funktionen: Gnothi Seautón).

Aber was tun, wenn die Daten dennoch überhandnehmen? Wenn Datenfelder oder Funktionen redundant im System vorliegen, teils doppelt gepflegt werden müssen und dies wiederum zu fehlerhaften Datensätzen führt?

Bereinigen, denn gute Daten sind besser als viele Daten!

Vor dem Go-live einer Software-Lösung steht oft der Import der alten Daten. In vielen Projekten haben wir erfahren, dass es bei diesem Schritt wichtig ist, eine hohe Datenqualität herzustellen. Weniger ist dabei oft mehr. Denn werden veraltete, redundante oder fehlerhafte Daten importiert, kann es zum einen passieren, dass Imports aufgrund dessen fehlerhaft sind und abbrechen. Dies verursacht zusätzliche Kosten, weil die Administratoren und die IT-Abteilung sich auf die Suche nach dem Grund für den fehlerhaften Import begeben müssen.

Zum anderen werden aber genau die veralteten Daten in das neue System gezogen und sorgen dort erneut dafür, dass, wie eingangs erwähnt, die Informationsqualität leidet.

Welche Qualität haben Ihre „alten“ Daten? Ist es nur ein vages Gefühl, dass Sie die Daten noch einmal gebrauchen könnten oder benötigen Sie die Daten wirklich für Ihre Prozesse?

Und auch nach dem Go-live ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass Ihre Datenqualität hoch bleibt. Benennen Sie Verantwortliche, die darauf schauen, dass die Datenqualität stimmt. In fast allen erfolgreichen Softwareprojekten, die wir für unsere Kunden umsetzen, gibt es Mitarbeiter (oft sogar in Führungspositionen), die regelmäßig nach „schlechten“ Daten Ausschau halten und ihre Kolleg:innen dazu anhalten, die Probleme abzustellen.

Für die Akzeptanz der Softwarelösung: Aufgeräumte und reduzierte Nutzeroberflächen

Für die Akzeptanz einer neuen Softwarelösung sind aber nicht nur qualitativ hochwertige Daten wichtig, auch aufgeräumte und reduzierte Nutzeroberflächen, mit denen die Daten angezeigt, bearbeitet oder weiter verarbeitet werden können, sind wichtig.

Auch die Möglichkeit, unterschiedliche Sichtbarkeiten definieren zu können, kann für die Akzeptanz hilfreich sein, indem Sie beispielsweise:

• die Benutzeroberfläche so reduziert wie möglich halten,
• die Umstellung und die Nutzung der Software für die Anwender:innen so einfach wie möglich gestalten und deshalb z.B. nach dem Roll-out alle nicht benötigten Funktionen und Datenfelder zunächst ausblenden oder
• nur bestimmte Funktionen für einen Test einem kleineren Nutzerkreis zur Verfügung stellen, um diese nach erfolgreichem Abschluss an alle Anwender auszurollen.

Erscheinen zu viele Felder auf der Oberfläche, kann das für den Benutzer schnell unübersichtlich werden, worunter die Usability und letztlich auch die Akzeptanz leidet.

Berichte und Dashboards

Nicht nur für betriebliche Produktionsprozesse sind qualitativ hochwertige Daten und Informationen wichtig, sondern auch für die Erstellung von verschiedenen, gut vorbereiteten Berichten, mit denen Daten visualisiert werden können.

Werkzeuge, mit denen sich geschulte User:innen selbst Berichte und Dashboards erstellen können, bedeuten einen enormen Mehrwert für die Anwender:innen, die ad hoc Daten individuell auswerten müssen.

Davon profitieren nicht nur die Endanwender:innen sondern auch die Kolleg:innen in der IT-Abteilung, die nicht länger Berichte oder Dashboards für die Endanwender:innen anlegen müssen. Sie haben stattdessen mehr Zeit für Anforderungen und neue Funktionalitäten, die ihre Anwender:innen selber nicht umsetzen können.

Allerdings: wenn Ihre Anwender:innen die Berichte und Dashboards erst einmal für sich entdeckt haben, entstehen sehr schnell, sehr viele Berichte und Auswertungen. Behalten Sie deshalb nicht nur die Daten, sondern auch die Auswertungen im Griff!

• Erlauben Sie jedem Anwender, eigene Berichte und Dashboards zu erstellen, aber beschränken Sie die Erstellung von öffentlichen Berichten und Dashboards.
• Schulen Sie die Anwender in der Erstellung von Berichten und Dashboards und etablieren Sie Verbesserungsmechanismen, wie neue Berichte und Dashboards vorgeschlagen und für alle Anwender freigegeben werden können.
• Vereinbaren Sie, welche Berichte tatsächlich für welche Meetings genutzt werden, um zu vermeiden, dass Diskussionen entstehen, weil die Teilnehmer:innen auf Basis unterschiedlicher Berichte argumentieren.
• Nutzen Sie Funktionen, um nicht mehr genutzte Berichte und Dashboards regelmäßig zu „entsorgen“.

Berücksichtigen Sie diese spezifischen Anforderungen bei Ihrer Planung.

Fazit

Sie sehen, neben der Datenqualität sind noch viele kleine Bausteine wichtig, die dazu führen, ob die Einführung Ihrer neuen Softwarelösung ein Erfolg wird oder nicht. Lassen Sie sich deshalb schon bei der Planung zu Ihrer Softwarelösung umfassend beraten.

Ausblick

Im nächsten Teil unserer Serie geht es um die Frage, wie neue IT-Anwendungen in bestehende Software-Landschaften erfolgreich integriert werden können.

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